30 procent färre HR-frågor med hjälp av vår AI-agent

– Vi hade egentligen inte brist på information. Tvärtom. Vi hade personalhandbok, riktlinjer, policyer och ett väldigt informativt intranät. Problemet var att informationen var utspridd och inte alltid så lätt att hitta när medarbetarna behövde den, säger Pernilla Brolin, HR-chef på B3.

När B3 utforskar möjligheterna med AI är det inte bara tekniken som står i fokus. Utgångspunkten är konkreta verksamhetsproblem, till exempel: hur gör vi det enklare för medarbetare och chefer att få svar på sina frågor, samtidigt som HR får mer tid till det som kräver mänskligt omdöme?

HR blev ett naturligt första område. Där fanns många återkommande frågor, hög volym i funktionsbrevlådorna och samtidigt bra underlag i form av information, policyer och riktlinjer på intranätet.

Zebrabot lanserades i början av 2026 och effekten kom snabbt. Jämfört med samma period föregående år har antalet frågor till HR- och lönefunktionens funktionsbrevlådor minskat med 30 procent. Den ursprungliga målsättningen var 15 procent.

– Den tid vi frigör kan vi lägga på frågor där HR verkligen behövs. Ledarskapsfrågor, coachning och stöd till chefer. Det är där vi skapar mest värde, säger Pernilla.

En agent behöver också en chef

Peter Svenonius, VD på B3 Business Transformation, betonar att det behövs ett tydligt ägarskap för att en AI-agent ska fortsätta skapa värde över tid.

– En agent behöver en chef, precis som en medarbetare. I praktiken handlar det om en processägare som ansvarar för innehållet, följer upp resultatet och driver den fortsatta utvecklingen. Någon måste se till att informationen är korrekt, relevant och uppdaterad, säger Peter.

På B3 är det verksamheten som äger agenten, inte IT. Det innebär att HR ansvarar för innehåll och uppföljning, medan tekniken möjliggör att svaren kan levereras snabbt och säkert.

En viktig lärdom från arbetet med Zebrabot är också att en agent aldrig blir bättre än informationen den har tillgång till. Innan lanseringen behövde B3 därför se över och kvalitetssäkra innehållet på intranätet. Finns det flera versioner av samma policy, eller information som inte är uppdaterad, påverkar det också kvaliteten på svaren.

Börja enkelt och lär längs vägen

En av de viktigaste insikterna från arbetet med Zebrabot är att inte vänta på den perfekta lösningen. Börja där det finns många återkommande frågor, tydlig nytta och en rimlig risknivå. Sätt en enkel KPI, lansera och justera längs vägen.

För många organisationer finns den första agenten redan gömd i vardagen: i funktionsbrevlådan, i intranätet eller i återkommande frågor som tar mer tid än de borde.

Vill du veta mer om hur B3 byggde Zebrabot eller diskutera vilka processer som lämpar sig för AI-agenter i din organisation? Kontakta oss gärna.