Prevas nya intranät – sökfunktion i världsklass och snygg design

Utmaningen

Prevas Länk till annan webbplats. är en stor internationell organisation med över 800 medarbetare utspridda på 22 aktiva kontor i Norden. Det betyder många olika avdelningar. Det betyder omfattande mängd information. Och det betyder olika behov och behörighetsnivåer, från ledningsgrupp till enskilda konsulter ute på uppdrag.

Några av de större utmaningarna var att börja med ett helt blankt papper. Hur gör vi det nya intranätet tilltalande för alla anställda? Hur kan vi få med ledningssystemet (som ligger utanför) i sökresultatet? Vilka vyer ska man få tillgång till på lands-, kontors, och enskild nivå? Det fanns också tekniska utmaningar längst vägen, som kopplingen med vårt AD.

HELENA LUNDIN, KOMMUNIKATIONSCHEF PREVAS

Tillgänglighet, målgruppsanpassning, funktionalitet, design och molnbaserad lösning var därför viktiga ledord för Prevas. Visionen var tydlig: Intranätet skulle vara en samlingsplats där alla känner sig hemma och den skulle också agera pelare för Prevas som varumärke.

Vårt nya intranät behövde gå från att vara ett oönskat barn till något vi var stolta över. Kravet var också att det ska andas Prevas som brand. Det måste vara riktigt snyggt, helt enkelt.

HELENA LUNDIN, KOMMUNIKATIONSCHEF PREVAS

Lösningen

Vi tog ett helhetsåtagande i projektet med att bygga Prevas nya intranät som även inkluderade design och vi tillämpade ett agilt arbetssätt. Efter initiala möten satte vi ihop ett team bestående av lösningsarkitekt och utvecklare från B3. Vi inkluderade även en designer från en av våra partners för att möta Prevas behov.

Integrationerna utgjorde en av de mest komplexa delarna av samarbetet där vi bland annat integrerade:

• Användarens filer från Office365
• Outlook-kalendern, visualiserad som en tidslinje för att illustrera medarbetarens dag.
• E-post från Outlook
• Sökfunktion som även inkluderar ledningssystem i SharePoint
• Slack (med applikationer)
• Chattlistning från Teams (både 1:1 meddelande och gruppmeddelanden)

Struktur, personifiering och design var andra viktiga byggklossar. Vi valde att bygga en modulbaserad lösning med design som inspirerats av en redaktionell miljö. Modulerna skapades så att de gick att återanvända istället för standardmallar som var låsta i design. Poängen? Jo, hög personalisering. Prevas kan välja samma struktur för alla sajter med egna nyhetsarkiv med möjlighet att filtrera innehåll från landsnivå till personlig profil.

Stjärnspelaren och hjärtat i Prevas nya intranät är dess unika sökmotor. Vi ville inte bara göra Prevas ledningssystem (QMS i Sharepoint) tillgänglig i en molnbaserad lösning. Därför utökade vi lösningen med en sökmotor som gör hela ledningssystemet sökbart tillsammans med redaktionellt innehåll från Sitevision, användarprofiler och dokument. Denna allt-i-ett-sökmotor togs fram med UX som högsta prio och har en överblick som både är funktionell och lätt att förstå.

Vårt samarbete var kreativt, agilt och dessutom hade vi riktigt kul tillsammans. Lösningen reflekterar just det samarbetet: ett intranät som verkligen är användbart i vardagen för alla våra medarbetare, oavsett var de arbetar.

HELENA LUNDIN, KOMMUNIKATIONSCHEF PREVAS

Resultatet

Prevas nya intranät var färdigt november 2021 och lanserades en månad senare internt på bolaget. Medarbetarnas reaktion var överväldigande positiv och intranätet användes flitigt från dag ett på samtliga kontor.

Nu sker kontinuerlig utbildning på bolaget för att hjälpa medarbetarna att dra full nytta av alla nya funktioner som intranätet erbjuder. Som ett resultat av det goda utfallet har Webstep i skrivandets stund även fått i uppdrag att arbeta vidare med Prevas externa webb. Fortsättning följer!

Konkret har vårt nya intranät inneburit att våra medarbetare har fått ett mycket bättre ledningsarbete. De kan söka och gå endast till en yta för all sin information. Den har också skapat samhörighet på kontoret. Vi ser fram emot liknande kreativa lösningar på externwebben, säger Helena Lundin, Kommunikationschef.

Skulle du rekommendera B3?

Jag skulle starkt rekommendera B3 Engage. De har varit ovärderliga och har utmanat oss hela vägen. Det har gjort att vi har kunnat tagit intranätet till den nivån som den är på nu. Vi är en supernöjd kund. Det värde vi har fått med intranätet hade vi inte kunnat uppnå själva.

HELENA LUNDIN, KOMMUNIKATIONSCHEF PREVAS